РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации Промышленновского района от 04.10.2006 № 938-р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием распоряжения администрации Промышленновского района от 14.01.2008 № 39-р.
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРОМЫШЛЕННОВСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 4 октября 2006 г. № 938-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
Во исполнение ст. 10 Закона Кемеровской области от 16.10.1998 № 49-03 "О муниципальный службе в Кемеровской области" и в целях упорядочения ведения личных дел муниципальных служащих администрации района:
1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел муниципальных служащих администрации Промышленновского района (приложение № 1).
2. Назначенному лицу, на которое возложена ответственность по ведению дел кадровой службы, привести личные дела муниципальных служащих в соответствии с прилагаемым Порядком.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управляющего делами администрации района - Иванову Л.Н.
И.о. главы района
В.В.ФРИЗ
Приложение № 1
к распоряжению администрации
Промышленновского района
от 4 октября 2006 г. № 938-р
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
АДМИНИСТРАЦИИ ПРОМЫШЛЕННОВСКОГО РАЙОНА
1. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о муниципальном служащем и о прохождении им муниципальной службы.
Личное дело оформляется после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу и пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности муниципального служащего.
2. В личном деле муниципального служащего содержатся: внутренняя опись документов (приложение 1);
анкета установленного образца, заполненная собственноручно (для работников, принятых ранее, личный листок по учету кадров) (приложение 2);
фотография размером 4 x 6 см;
автобиография;
копии документов об образовании;
личные заявления о приеме на муниципальную службу, об увольнении с муниципальной службы;
копии приказов (распоряжений) о приеме на муниципальную службу, переводе, поощрениях, наказаниях, увольнении со службы, контракт (трудовой);
расписка муниципального служащего с обязательством соблюдения ограничений, связанных с замещением муниципальной должности муниципальной службы (приложение 3);
заключение по результатам испытательного срока;
аттестационные листы;
медицинское заключение;
справка ИФНС о предоставлении сведений о получении доходов и имуществе;
служебная характеристика (отзыв).
При необходимости к личному делу могут приобщаться другие документы, относящиеся к деятельности муниципального служащего.
3. Оформление документов:
3.1. Документы, находящиеся в личном деле, нумеруются и вносятся в опись. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела.
При передаче личного дела по новому месту службы (работы) опись документов, находящихся в личном деле, заверяется работниками кадровой службы структурного подразделения.
3.2. Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на службу. На все вопросы должны быть даны полные ответы, без сокращений, прочерков и исправлений. Полнота заполнения и правильность сведений проверяется кадровой службой в соответствии с предъявленными документами (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании), о чем и делается соответствующая запись с указанием даты и подписи работника кадровой службы.
3.3. Автобиография - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности гражданина. Составление автобиографии позволяет муниципальному служащему отразить вопросы, которые не нашли детального отражения в анкете.
3.4. Заявление о приеме на муниципальную службу и увольнении заполняется от руки лично заявителем и содержит следующие реквизиты:
адресат (кому);
автор (ф.и.о. полностью);
адрес места проживания (при приеме);
наименование вида документа (заявление);
текст заявления;
личная подпись автора;
дата составления;
визы руководителей подразделения.
4. Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в них не должны включаться документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, справки о жилищных условиях, с предоставлении ежегодных отпусков и другие.
5. Документы личного дела помещаются в папку-скоросшиватель установленного образца с титульным листом соответствующей администрации (приложение 4). Личному делу присваивается порядковый номер, под которым оно регистрируется в журнале учета личных дел (приложение 5).
6. При переводе муниципального служащего на новое место муниципальной или государственной службы личное дело передается (высылается) по запросу кадровой службы с нового места работы.
Ведение нескольких личных дел на одного муниципального служащего не допускается.
Муниципальный служащий имеет право на ознакомление в любое время со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности, другими документами до внесения их в личное дело, а также на приобщение к личному делу своих объяснений.
7. После отставки (ухода на пенсию, увольнения) муниципального служащего его личное дело полностью оформляется и сдается на хранение в архивный отдел.
8. Личные дела главы администрации района, его заместителей, хранятся в отделе по вопросам муниципальной службы и кадров департамента организационно-правовой работы администрации города Кемерово.
9. Личные дела муниципальных служащих являются документами строгой отчетности. Ответственность за ведение и хранение личных дел возлагается на руководителя кадровой службы или специально назначенного работника приказом главы администрации района.
10. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем.
11. С целью предотвращения утраты личных дел и контроля за их своевременным возвратом используется контрольная карточка, заполняемая на каждое выданное личное дело (приложение 6 не приводится).
12. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они заведены.
13. При извлечении каких-либо документов из личного дела муниципального служащего (только с указания руководителя) работник кадровой службы обязан сделать соответствующую запись во внутренней описи.
14. Запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вводить новые записи, заменять имеющиеся документы, требовать от муниципального служащего переписать ранее оформленные документы.
15. Ежегодно кадровая служба обязана проводить проверку наличия и состояния личных дел. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до главы администрации района.
Приложение № 1
ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ, ИМЕЮЩИХСЯ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ
______________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
АНКЕТА Место
(заполняется собственноручно) для фотографии
1. Фамилия ________________________________________
Имя, отчество _____________________________________
-------------------------------------------------------T---------¬
¦2. Если изменяли фамилию, имя, отчество, то укажите их¦ ¦
+------------------------------------------------------+---------+
¦3. Год, число, месяц и место рождения (село, деревня, ¦ ¦
¦город, район, область, край, республика) ¦ ¦
+------------------------------------------------------+---------+
¦4. Гражданство ¦ ¦
+------------------------------------------------------+---------+
¦5. Профессиональное образование, когда и какие учебные¦ ¦
¦заведения окончили, ¦ ¦
¦номера дипломов ¦ ¦
¦Специальность по диплому ¦ ¦
¦Квалификация по диплому ¦ ¦
+------------------------------------------------------+---------+
¦6. Ученая степень, ученое звание, когда присвоены, ¦ ¦
¦номера дипломов ¦ ¦
+------------------------------------------------------+---------+
¦7. Какими иностранными языками и языками народов ¦ ¦
¦Российской Федерации владеете и в какой степени ¦ ¦
¦(читаете и можете объясняться, владеете свободно) ¦ ¦
L------------------------------------------------------+----------
8. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая
учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную
службу, работу по совместительству, предпринимательскую
деятельность и т.п.)
При заполнении данного пункта необходимо указывать
наименование учреждения, организации и предприятия так, как они
назывались в свое время; военную службу записывать с указанием
должности и номера воинской части.
-------------------T-----------------------------T---------------¬
¦Месяц и год ¦Должность с указанием ¦Местонахождение¦
+-----------T------+учреждения, организации, ¦учреждения, ¦
¦поступления¦ухода ¦предприятия (независимо от ¦организации, ¦
¦ ¦ ¦собственности и ведомственной¦предприятия ¦
¦ ¦ ¦принадлежности) ¦ ¦
+-----------+------+-----------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦
L------------------+-----------------------------+----------------
10. Отношение к воинской обязанности и воинское звание ________
__________________________________________________________________
11. Домашний адрес и номер телефона ___________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
12. Паспорт или документ его заменяющий _______________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
13. Дополнительные сведения (поощрения, участие в выборных
органах, также другая информация, которую оформляемый желает
сообщить о себе)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
"____"__________________ 200_ г. Подпись __________________
Данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого
соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в
трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.
М.П.
_____________________________________________
(подпись, фамилия работника кадровый службы)
"____"__________________ 200_ г.
Приложение № 3
ПОСЛУЖНОЙ СПИСОК
МУНИЦИПАЛЬНОГО СЛУЖАЩЕГО
______________________________________________
(фамилия)
______________________________________________
(имя, отчество)
* Обучение по программе в объеме от 72 или свыше 100 часов
** Обучение по программе в объеме свыше 500 часов
*** Обучение по программе второго высшего образования
8. ЗАПИСИ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В УЧЕТНЫХ ДАННЫХ Б ПЕРИОД
ПРОХОЖДЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ:
пгт. Промышленная
__________________________________________________________________
(наименование муниципального органа)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО
МУНИЦИПАЛЬНОГО СЛУЖАЩЕГО
__________________________________________________________________
(фамилия)
__________________________________________________________________
(имя, отчество)
Личное дело № _____________
Приложение № 5
__________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
ДЕЛО № ___________________________________________________________
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
Начат ____________________ 200_ г.
Окончено _________________ 200_ г.
На ________________________ листах
Срок хранения ________________ лет
АРХИВ:
Фонд № ______________________
Опись № _____________________
Дело № ______________________
